Faza finala a circulatiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dupa rezolvarea completa si definitiva a acestora.
Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine, strict determinata in scopul asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru a fi usor gasite in vederea obtinerii de informatii necesare. Â Clasarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii:
- criteriul cronologic – presupune gruparea documentelor in ordinea intocmirii lor;
- criteriul alfabetic – presupune gruparea documentelor in functie de numele unitatii la care se refera documentele;
- criteriul geografic- gruparea documentelor dupa judetul, municipiul sau orasul unde isi au sediul unitatile corespondente;
- criteriul pe grupe de operatii economice – presupune aranjarea documentelor pe categorii de probleme (active imobilizate, active circulante banesti, livrarea marfurilor);
Pastrarea documetelor trebuie sa asigure  integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operatiilor economice efectuate. Poate fi de doua feluri : pentru anul curent si pentru anii precedenti.
Pastrarea documentelor pentru anul curent se organizeaza  in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment al unitatii patrimoniale.
Pastrarea documentelor din anii precedenti se organizeaza in arhiva generala a entitatii.
Oana Tomoiaga
